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Gestión Económica de una Comunidad

Gestión Económica de una Comunidad

La Gestión Económica de una Comunidad es el control de todos los movimientos económicos de la misma, es decir, los gastos y los ingresos.

Gastos

Los gastos pueden ser de carácter Ordinario o Extraordinario:

- Gastos de carácter Ordinario

Son los gastos comunes y habituales que genera una Comunidad. Ejemplo: limpieza, mantenimiento del ascensor, electricidad, agua, pago mensual al Administrador…

Gastos de carácter Extraordinario

Son los gastos derivados de la ejecución de actuaciones de mejora para la conservación del edificio en perfecto estado. Ejemplo:  instalación de ascensor, arreglo de fachada, trabajos de pintura…

Ingresos

Las cuotas que paga cada propietario en función de su coeficiente de participación son los principales ingresos en un Comunidad. Estas cuotas pueden ser de dos tipos:

 – Cuota Ordinaria: Es la acordada por la Junta de Propietarios y se destina al mantenimiento de los gastos comunes de la Comunidad: limpieza, mantenimiento del ascensor, electricidad, agua… Se suele abonar mensualmente.

 – Cuota Extraordinaria o derrama. Se destina a hacer frente a los gastos de obras de mejora y reparaciones urgentes. Debe acordarse también en la Junta de Propietarios.

Derechos y Deberes de los Propietarios

Los vecinos tienen la obligación de pagar las cuotas de la Comunidad. Si un propietario tiene pendiente el pago de alguna cuota, éste puede participar en las Juntas pero no podrá ejercer el derecho a voto.

Si un propietario quiere vender su piso tiene la obligación de informar al comprador de las posibles deudas con la Comunidad solicitando a la Junta un certificado de “libre de cargas”. En el caso de que el propietario del piso tenga deudas el comprador deberá asumir las del año anterior y las del año en curso.

Toda Comunidad debe tener un Fondo de Reserva presupuestado que debe corresponder como mínimo al 5% de los gastos comunes. Este Fondo de Reserva se revisará cada año y solo se puede disponer de él para contratar un seguro o para gastos de reparaciones urgentes.

Tareas para un correcta Gestión Económica

-          Elaboración de los presupuestos anuales, desglosando los ingresos y gastos correspondientes a cada propietario.

-          Búsqueda de subvenciones para así poder reducir el importe de las cuotas de los propietarios.

-          Gestión de Cobros para el cobro de las cuotas de los propietarios.

-          Control de la morosidad de los propietarios y reclamación de recibos impagados.

-          Realización de los pagos a los proveedores de la Comunidad.

-          Actualizar y dar a conocer a los propietarios la información económica de la Comunidad.

-          Confeccionar el Balance y Estado de Cuentas del Ejercicio.

Documentación de una Comunidad de Propietarios

Documentación de una Comunidad de Propietarios

Libro de Actas

Es el libro en el que se recogen los acuerdos tomados en las juntas o asambleas tanto ordinarias como extraordinarias. El secretario de la Comunidad será el encargado de anotar en el Libro de Actas lo tratado en cada junta. Entre la información a anotar estará:

  • La convocatoria: fecha, hora y lugar.
  • Los propietarios asistentes con su cuota de participación.
  • El orden del día.
  • Los acuerdos tomados.
  • La firma de los propietarios asistentes, del secretario y del presidente.

Libro de Contabilidad

Es el libro en el que se registran los ingresos y los gastos de la Comunidad. Los ingresos corresponden a las cuotas que abonan los propietarios. Los gastos pueden ser ordinarios (luz, agua, mantenimiento de ascensor…) o extraordinarios (reparaciones urgentes, obras de mejora…). El tesorero o administrador de la Comunidad será el encargado de tenerlo al día. Es obligatorio conservar el Libro de Contabilidad lo durante 10 años.

Otra Documentación

  • Escritura de Obra Nueva y División Horizontal.
  • Estatutos registrados.
  • Reglamentos de régimen interno o de funcionamiento.
  • Relación actualizada de los propietarios (dirección, teléfono, DNI…)
  • Tarjeta del NIF de la Comunidad.
  • Contratos de suministros (Agua, gas, luz…)
  • Contratos de servicios (Mantenimientos: ascensor, limpieza, jardín…)
  • Pólizas de seguros.
  • Documentación contable.
  • Contratos de arrendamiento.
  • Documentación bancaria: libretas…
  • Planos del inmueble
  • Comunicaciones.
  • Recibos, facturas. Se conservarán durante 6 años.
  • Convocatorias, apoderamientos, documentación de reuniones… Se conservarán durante 5 años.
  • Documentos judiciales o notariales. Se conservarán durante todo el tiempo que exista la Comunidad.
  • Documentación laboral y de Seguridad Social. Se conservará el tiempo que marque la Ley.
  • Libros de normativa tributaria. Se conservarán durante el tiempo que tiene la Administración para poder exigir la deuda.

El Presidente o Administrador podrá tener acceso a toda la documentación de la Comunidad cuando lo necesite.

Protege tu casa contra incendios

Fuego, riesgo de incendioProtege tu vivienda contra incendios, toma medidas para prevenir y evitar cualquier caso. Un incendio puede generarte importantes pérdidas económicas, de contenido, bienes personales e incluso podrías perder la vida.

Las construcciones deben cumplir las normativas vigentes sobre seguridad pero es importante adoptar otras medidas para impedir estos siniestros. Existen empresas, que ofrecen protección con instalación y mantenimiento de sistemas contra incendios y seguridad. Además de la instalación es importante saber como actuar ante estas situaciones.

Estos últimos años, los sistemas contra incendios han salvado y protegido numerosos inmuebles y vidas. Por ejemplo la instalación de aparatos como detectores de gases puede prevenir problemas al advertir a las personas cercanas del riesgo. En las viviendas no es obligatoria la instalación de extintores, pero en algunos casos se recomienda pues podría salvarnos la vida. Si se tienen extintores, es necesario llevar un mantenimiento adecuado.

Para proteger a tu familia, se precavido, toma las medidas necesarias y consulta a expertos.

Mantenimiento de Edificios

Mantenimiento de Edificios

Se conoce como mantenimiento de un edificio a la conservación de la estructura, instalaciones, acabados y elementos que lo conforman para darle una mayor durabilidad. En la vida útil del edificio de una Comunidad de Propietarios sus elementos sufren una degradación derivada por el uso, el paso del tiempo, agentes externos, accidentes ocasionales… En muchas ocasiones esta degradación no es apreciada por los vecinos y a la larga conlleva daños más graves que obligan a reparaciones mucho más costosas. Por ello es conveniente que los propietarios conozcan las características generales del edificio y sus componentes, tales como la estructura, las fachadas, la cubierta, las paredes interiores, las instalaciones… Si un edificio se encuentra en buen estado será:

  •  Seguro. Si un edificio está en buen estado se aumenta su seguridad.
  • Económico y durable. Con un mantenimiento periódico se evitarán los fuertes gastos para reparaciones importantes originadas por un pequeño problema que se ha ido agravando con el tiempo.
  • Ecológico. El buen funcionamiento de las instalaciones (calefacción, gas, electricidad…) y el aislamiento térmico permiten un importante ahorro energético.
  • Confortable. El disponer entre otras cosas de una temperatura y humedad adecuadas, un buen aislamiento de los sonidos y una óptima iluminación y ventilación.

¿Cómo realizar el Mantenimiento del Edificio?

Formas del Mantenimiento:

   – Mantenimiento Proyectivo: Se plantean mejoras para incrementar las prestaciones de edificio más a largo plazo.

   – Mantenimiento Preventivo. Consiste en reducir la probabilidad de que surjan averías, defectos o fallos.  A medio plazo. Para ello se realizan las siguientes actuaciones:

  • Revisión de la documentación técnica del edificio.
  • Redacción de un Plan de Mantenimiento adaptado.
  • Planificación de actuaciones a realizar a corto y medio plazo.
  • Garantía de alargar la durabilidad del inmueble.
  • Reducción del Coste de conservación y mantenimiento.

   - Mantenimiento Correctivo. Una vez que ha aparecido el defecto o avería se actúa para repararlo. Para ello se realizan las siguientes actuaciones:

  • Asesoramiento económico de obras de mantenimiento correctivo.
  • Análisis de actuaciones técnicas realizadas para el correcto mantenimiento.
  • Supervisión y seguimiento de ejecución de obras.
  • Garantía de actuaciones realizadas.
  • Reducción del Coste de conservación y mantenimiento.

Registro de Incidencias

Cada incidencia detectada en el edificio será registrada en el Registro de Incidencias cumplimentando el formulario específico para ello detallando la fecha y la descripción. Cada incidencia deberá ir  debidamente firmada. De esta forma la Comunidad poseerá un Historial de Incidencias que se podrá consultar cuando sea necesario.

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La calefacción en la comunidad de vecinos

Un sistema de calefacción habitual en las comunidades de vecinos es el de tener instalado en la misma, una caldera comunitaria para el agua caliente y calefacción, incluyendo contadores individuales para cada vivienda. De esta manera cada propietario paga únicamente por lo que él consume, mas un importe fijo por el consumo generado durante el periodo en el que la caldera está encendida.  .

Para controlar cada propietario su consumo,  y horarios de encendido , dispondrá de un termostato para su regulación.  

Será la propia comunidad a través de la Asamblea General, o por Junta extraordinaria , la que decida el periodo en que se encenderá la caldera de calefacción, así como los horarios de encendido y apagado diario de la misma en general. Este punto puede crear discrepancias entre los vecinos , debido a que se tiene que poner de acuerdo tanto en fechas de encendido y apagado, así como el horario de encendido de la misma.Es importante  esta decisión ya que repercute tanto en la factura de consumo, como en el bienestar de cada propietario, y es difícil conseguir el óptimo en ambos aspectos.

Una posibilidad es tenerla encendida permanentemente durante el periodo mas frío del año, de esta manera se consigue que cada propietario regule sus horarios, pero también aumentará su  factura. La decisión que se tome deberá de estar inscrita en los estatutos de la comunidad, y no se alterarán hasta una nueva orden actualizada a través de la Junta de propietarios

Modelo 347 para comunidades de vecinos

A partir del 1 de enero de 2014, las Comunidades de Propietarios están obligadas a presentar el modelo 347 por operaciones con terceras personas que superen los 3005,06 euros anuales

La nueva obligación tributaria se recoge en el Real Decreto 828/2013, publicado en el BOE del 26/10/13, y establece que con efectos 1 de enero de 2014, las comunidades de bienes en régimen de propiedad horizontal están obligadas a presentar la declaración de operaciones con terceras personas “modelo 347”. Esta obligación tributaria se extiende, por tanto, a aquellas Comunidades de Propietarios que no desarrollen ningún tipo de actividad empresarial, pero que sí realicen operaciones con terceras personas y que durante el ejercicio económico hayan superado los 3.005,06 euros.

El Real Decreto 828/2013 estipula que el modelo de declaración anual 347 ha de ser presentado durante el mes de febrero de 2015, y se correspondería con los datos contables del ejercicio 2014. Establece, igualmente, qué compras y ventas están,  obligadas a declarar en dicho modelo declarativo las comunidades de propietarios. Es de suma importancia, por lo tanto, que toda la contabilidad de las Comunidades de Propietarios se adapte a esta nueva obligación legal desde el mismo día 1 de enero de 2014.

Ley de Tasas en las Comunidades de Propietarios

Ley de Tasas en las Comunidades de Propietarios

La Ley 10/2012 de 20 Noviembre que regula las tasas judiciales aplica una ampliación tanto cuantitativa en relación a los importes, como cualitativa en relación al ámbito subjetivo de aplicación. Los sujetos pasivos a los que afecta esta norma no sólo son personas jurídicas, sino también personas físicas dentro de las cuales se encuadran las Comunidades de Propietarios.

Por lo tanto las Comunidades de Propietarios están obligadas a pagar las tasas judiciales cuando proceda su pago según la normativa, teniendo en cuenta que estarán exentas cuando la cuantía de la cantidad a reclamar no supere los 2.000 €.

Hecho imponible de la Tasa

La tasa se deberá pagar para el ejercicio de la potestad jurisdiccional originada por el ejercicio de los siguientes actos procesales:

  • La interposición de la demanda en toda clase de procesos declarativos y de ejecución de títulos ejecutivos extrajudiciales en el orden jurisdiccional civil, la formulación de reconvención y la petición inicial del proceso monitorio.
  • La solicitud de concurso necesario y la demanda incidental en procesos concursales.
  • La interposición de la demanda en el orden jurisdiccional contencioso-administrativo.
  • La interposición del recurso extraordinario por infracción procesal en el ámbito civil.
  • La interposición de recursos de apelación contra sentencias y de casación en el orden civil y contencioso-administrativo.
  • La interposición de recursos de suplicación y de casación en el orden social.
  • La oposición a la ejecución de títulos judiciales.

¿Cuando se debe pagar la tasa?

El importe de la tasa varía dependiendo si es en el orden jurisdiccional civil, en el orden jurisdiccional contencioso-administrativo o en el orden social.

Se aplicará una bonificación del 10% sobre la tasa cuando se utilicen medios telemáticos en la presentación de los escritos, y en el resto de comunicaciones con los juzgados y tribunales en los términos que establezca la Ley que regula las mismas.

La tasa se pagará con la presentación de los escritos procesales, la demanda, la papeleta del monitorio…Al escrito procesal se acompañará el justificante de pago de la tasa.

Si no se paga la tasa en el plazo reglamentario, el Secretario judicial requerirá al sujeto pasivo que aporte el justificante del pago, no dando curso al escrito hasta que se aporte el justificante. La ausencia del justificante tras el requerimiento por parte del Secretario judicial dará lugar a la preclusión del acto procesal y a la consiguiente continuación o finalización del procedimiento.

Acuerdo Extrajudicial

Si durante el procedimiento se llega a un acuerdo extrajudicial, se efectuará una devolución del 60% del importe de la cuota de la tasa, pero en ningún se devolverán los intereses de demora.

Mejoras propuestas por el PLCM para el tema de Morosos en las Comunidades de Vecinos

Para evitar los costes que originarán en las Comunidades esta nueva Ley de Tasas, el PLCM (Programa de Lucha contra la Morosidad en Comunidades de Propietarios) ofrece a las Comunidades que lo deseen que la gestión y la reclamación de morosos pueda someterse gratuitamente al sistema arbitral de la Corte Arbitralia. De esta forma la Comunidad no tendrá que pagar tasas ni los gastos de arbitraje, ya que dichos gastos serán asumidos por el PLCM.

Para el establecimiento o sometimiento al arbitraje de la Corte Arbitralia basta con que se apruebe tal decisión en la Asamblea de propietarios, siendo el PLCM el que gestione la reclamación  a partir de ese momento.

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